Jenis Penyimpanan Arsip Menggunakan Sistem Subjek

 

Subjectical Filling System, Let Us Study

smapasundan5bdg.sch.id - Salah satu dari 5 jenis sistem penyimpanan arsip adalah jenis penyimpanan arsip menggunakan sistem subjek atau yang disebut subjectical filling system.

Sistem Subjek / Subjectical Filling System

Penyimpanan Arsip Sistem Subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan ke dalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.

Prosedur Penyimpanan Sistem Subjek

1. Memeriksa
2. Mengindeks
3. Mengkode
4. Menyortir

Langkah-langkah Pembuatan Klasifikasi Arsip

1. Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan
2. Identifikasilah masalah pokok yang sesuai dengan tugas dan fungsi lembaga
3. Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama. 
4. Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama. 

Kelebihan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

1. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui. 
2. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. 

Kekurangan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

1. Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
2. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.